FAQs Umstellung zur Gemeindecloud

Was genau wird eigentlich umgestellt?

Alle Gemeinden, welche die „Formularsammlung Österreich“ (vormals „Basispaket“) des kommunalen Online-Formularservices „amtsweg.gv.at“ nützen, holen derzeit eingelangte Anträge bei der „E-Box“ ab.
Diese Antrags-Einlieferung wird umgestellt auf die Gemeindecloud.
Ihre Anträge können Sie unter der bundeslandspezifischen Instanz abrufen - Beispiel: die Gemeinde Leithaprodersdorf (Burgenland) ruft ihre Anträge auf bgld.gemeindecloud.at ab

- Burgenland - bgld.gemeindecloud.at
- Oberösterreich - ooe.gemeindecloud.at
- Kärnten - ktn.gemeindecloud.at
- Salzburg - sbg.gemeindecloud.at
- Steiermark - stmk.gemeindecloud.at
- Tirol - t.gemeindecloud.at
- Vorarlberg - vbg.gemeindecloud.at

Warum hat meine Gemeinde ein E-Box Postfach?

Aufgrund des Produktes Formularpaket Österreich (vormals Help-Basis Paket) welches bis zu 100 Formulare beinhaltet wird der Gemeinde von IT-Kommunal ein Postfach zur Verfügung gestellt indem Anträge von Bürgern anlegen, welche die Gemeinde aus dem E-Box Postfach abholen können.

Die E-Box wurde im April 2023 vom Gemeindecloud Postfach abgelöst.
Eine erweiterte Nutzung der Gemeindecloud in Kombination mit dem Gemeindepostfach ist natürlich möglich. Mehr dazu, erfahren Sie hier oder kontaktieren Sie uns.

Warum erfolgt eine Umstellung?

Die Umstellung der Antragseinlieferung ist aus Integrations- und Konvergenzgründen notwendig, weil die Gemeindecloud zukünftig der zentrale, hochsichere Speicher für alle Gemeindeanwendungen der IT-Kommunal ist.

Die Daten der Gemeinden liegen dann nicht nur zentral an einem Punkt (wo sie auch von anderen Anwendungen abgeholt werden können), es erhöht sich auch der Funktionsumfang und damit Nutzen für die Gemeinden.

Was ist, wenn ich die Gemeindecloud nicht für die Antragsabholung nützen möchte?

Die Umstellung ist für ALLE Gemeinden, welche ausschließlich die Formularsammlung Österreich nützen, notwendig.

Diese Formularsammlung bildet den Mindestbestand an Online-Formularen ab, welche eine Gemeinde in Erfüllung des „Rechts auf elektronischen Verkehr“ gem. § 1a E-Government-Gesetz anbieten muss, ab. Alternativ wäre nur ein Umstieg auf die amtsweg.gv.at - Online-Formularsammlung des jeweiligen Bundeslandes möglich, die mit einer anderen Technologie umgesetzt wurde und auch die Basis-Formulare beinhaltet.

Mehr Informationen dazu und das Bestellformular finden Sie hier.

Wem gehört die Gemeindecloud? Sind meine Daten dort sicher?

Die Gemeindecloud ist ein Service der IT-Kommunal, der auf Wunsch des Österreichischen Städtebundes im ersten Lockdown aufgebaut wurde, um den Städten und Gemeinden ein Werkzeug für einen gesicherten externen Zugriff auf Daten und das Teilen von Dokumenten zur Verfügung zu stellen.

Alle Daten liegen ausschließlich auf Servern in Österreich (im größten, durchgängig zertifizierten Rechenzentrum Österreichs) und werden dem Stand der Technik entsprechend geschützt und gesichert.

Entstehen der Gemeinde durch die Umstellung zusätzliche Kosten?

Nein, es entstehen der Gemeinde keinerlei Kosten.
Ganz im Gegenteil, die Gemeinde erhält Zugang zur Gemeindecloud und kann diese auch für eigene Zwecke (Datenablage für einen Zugriff von außen, Teilen von Dokumenten, z.B. mit Bürger, Mandatare, Sachverständigen etc.) nützen.

Auch alle sonstigen Gemeindecloud-Anwendungen wie Sprechstunden-Planung & Buchung, Projektplanung (Kanban), Webkonferenz etc. können kostenlos genützt werden.

Was passiert mit den Anträgen, die in der E-Box liegen?

Aus datenschutzrechtlichen Gründen (DSGVO) dürfen (verkürzt dargestellt) personenbezogen Daten nur so lange vorgehalten werden, wie diese im laufenden Verfahren benötigt werden. Aus diesem Grund sollten eigentlich nur wenige Anträge in der E-Box liegen.

Werden diese noch benötigt, müssen sie bis spätestens 30.06.2023 abgeholt werden. Danach werden sämtliche Daten in der Anwendung „E-Box“ unwiderruflich gelöscht!

Ich habe viele Anträge in der E-Box liegen, brauche diese noch und möchte sie in die Gemeindecloud übernehmen!

Sollte dieser Wunsch bestehen, unterstützt sie das Team der IT-Kommunal gerne bei der Antragsübernahme. Bitte lösen Sie dafür ein Support-Ticket hier.

Wie hole ich Anträge aus dem neuen Postfach („Gemeindecloud“) ab?

Ihre Zugangsdaten finden Sie im Info-Schreiben zur Umstellung. Dieses Info-Schreiben wurde in die E-Box Ihrer Gemeinde eingeliefert.
Sollten Sie dieses Schreiben nicht bekommen haben oder Ihre Zugangsdaten nicht mehr wissen, lösen Sie bitte ein Support-Ticket hier.

Alle Anträge werden ab 1. Juni 2023 nur noch in die Gemeindecloud übertragen und müssen von dort abgeholt werden, um keine Fristen zu versäumen!

Wie erfahre ich, wenn ein neuer Antrag in der Gemeindecloud einlangt?

Wie bisher, wenn ein neuer Antrag einlangt, ergeht automatisch eine E-Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse.
Da nicht immer gewährleistet werden kann, dass E-Mails in allen Fällen ankommen (Firewall blockiert E-Mail Empfang, Spam Filter, etc.) raten wir dringend dazu, dass Sie das Antragspostfach Ihrer Gemeinde regelmäßig auf neue Anträge kontrollieren.

Wer verwaltet mein Postfach in der Gemeindecloud?

Mit dem Info-Schreiben zur Umstellung, das von IT-Kommunal in Ihre E-Box eingelegt wurde, haben Sie die Zugangsdaten für den Administrator erhalten.
Beachten Sie, das Datenvolumen ist auf 500 MB beschränkt. Details dazu finden Sie hier.

Der Administrator kann
- weitere Gemeindecloud-Anwender anlegen,
- diesen Rechte zuteilen,
- deren Zugangsdaten ändern,
- etc.

Von wem erhalte ich meine Zugangsdaten und wie kann ich diese ändern?

Ihre Zugangsdaten finden Sie im Info-Schreiben zur Umstellung. Dieses Info-Schreiben wurde in die E-Box Ihrer Gemeinde eingeliefert. Sollten Sie dieses Schreiben nicht bekommen haben oder Ihre Zugangsdaten nicht mehr wissen, lösen Sie bitte ein Support-Ticket hier.

IT-Kommunal legt standardmäßig nur einen Admin-User pro Gemeinde an. Dieser kann jederzeit seine Zugangsdaten selbst ändern.

Mit dem Admin-User können beliebige weitere Anwender der Gemeinde angelegt und zur Abholung berechtigt werden.
Die Verständigung über einen eingelangten Antrag wird an alle hinterlegten Anwender (bzw. deren hinterlegten E-Mail-Adressen) geschickt.

Wer erklärt mir, wie die Gemeindecloud funktioniert?

Die Nutzung der Gemeindecloud ist sehr einfach und weitgehend selbsterklärend.
- Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Was passiert, wenn das für Anträge reservierte Speicherplatzvolumen voll ist?

Ihrer Gemeinde steht standardmäßig und unentgeltlich 1 GB an Datenvolumen auf der Gemeindecloud zur Verfügung.
Dieses teilt sich auf in 500 MB für Anträge und 500 MB für sonstige Daten, die auf der Gemeindecloud registrierte Teilnehmer Ihrer Gemeinde ablegen können.
Das Datenvolumen für Anträge reicht erfahrungsgemäß für mehrere Monate.
Details zum Speicherplatzvolumen finden Sie hier.

Aufgrund der aus der DSGVO resultierenden datenschutzrechtlichen Verpflichtungen sollten Anträge ohnehin gleich nach Einlangen abgeholt und - spätestens nach einer Erledigung - gelöscht werden.

Kann die Gemeinde zusätzlichen Speicherplatz auf der Gemeindecloud buchen?

Eine Aufstockung des Speicherplatzvolumens kann vom Gemeindecloud-Admin Ihrer Gemeinde selbst vorgenommen werden – sowohl beim Antragsdaten-Speicher als auch beim Speicherplatzvolumen für jeden registrierten Teilnehmer. Über das in Ihrem amtsweg.gv.at-Vertrag enthaltene Speicherplatzvolumen hinausgehender Speicher wird automatisch erkannt und nach dem (jeweils kostengünstigsten) Gemeindecloud-Standardtarif verrechnet.

Den aktuellen Gemeindecloud-Tarif finden Sie hier.

Kann ich die Gemeindecloud auch für andere Aufgaben nützen oder nur als Ablage für einlangende Online- Anträge?

Die Gemeindecloud ist ein vollwertiger Cloudspeicher, der auf Wunsch des Österreichischen Städtebundes speziell für Städte und Gemeinden aufgebaut wurde.
Auf der Gemeindecloud können nicht nur laufende Daten („Bewegungsdaten“) abgelegt und unter Kollegen oder mit Mandatare, Bürger, Auftragnehmer, Sachverständigen und anderen Personengruppen geteilt werden, sondern auch größere Datenbestände kostengünstig und hochsicher archiviert werden („Bestandsdaten“).

Darüber hinaus bietet die Gemeindecloud auch einige interessante, vollkommen speicherplatzunabhängige Zusatzanwendungen wie ein Terminreservierungs-Tool (z.B. für den Parteienverkehr), Projektplanung, Online-Kalender- und E-Mail-Synchronisation, ein Umfrage-Tool und sogar die Möglichkeit der Einrichtung von Webkonferenzen.

Mehr Informationen zur Gemeindecloud finden Sie unter hier.

Fragen und Antworten zur Umstellung E-Box in die Gemeindecloud