FAQs für Partner - IFG-Portal

Rechtsträger

Mandant

Ein Mandant ist ein kundenbezogener Bereich, in dem alle berechtigten Benutzer*innen Informationen freigeben oder proaktiv veröffentlichen können.  

Hinweis:
In kleinen Organisationen genügt häufig ein einziger Mandant für alle Benutzer*innen.
In größeren Strukturen können auch mehrere Mandanten – z. B. für Abteilungen, Bereiche – eingerichtet werden.

Ja.  Ein Kunde kann – je nach Größe, Struktur oder organisatorischem Bedarf –  mehrere Mandanten  im IFG-Portal erhalten.

💡  Hinweis:  Standardmäßig wird  mindestens ein Mandant p ro Kunde eingerichtet. Zusätzliche Mandanten können bei Bedarf beantragt werden.

Ein Mandant beinhaltet eine unbegrenzte Anzahl an Benutzer*innen.
Alle Benutzer*innen haben die gleichen Rechte und dieselbe Ansicht.

Ja.
Wenn ein Kunde über  mehrere Mandanten verfügt (z. B. für unterschiedliche Abteilungen, Einrichtungen oder Organisationseinheiten), kann  jeder Mandant eigene Benutzer*innen haben.

Die Benutzer*innen sind dabei  mandantenbezogen berechtigt , das heißt: Sie haben  nur innerhalb ihres zugewiesenen Mandanten Zugriff auf Inhalte, Funktionen und Daten – nicht auf andere Mandanten desselben Kunden.

💡  Hinweis: Es ist jedoch auch möglich, einzelne Benutzer*innen mehreren Mandanten zuzuordnen!

Wenn einem Kunden mehrere Mandanten zugeordnet sind, kann der Wechsel über die Benutzeroberfläche des Portals erfolgen – vorausgesetzt, der/die Benutzer*in hat Zugriffsrechte auf diese Mandanten.

In diesem Fall:

  • Oben links wird mittels Drop Down eine Mandantenauswahl angezeigt.

  • Der Benutzer kann zwischen den zugewiesenen Mandanten manuell wechseln, um jeweils die zugehörigen Daten, Anfragen oder Veröffentlichungen zu bearbeiten.

Nein.  
Gemeindeverbände, die über kein eigenes Personal verfügen, können eine M andanten der jeweiligen Sitzgemeinde mitverwenden -  vorausgesetzt, diese hat noch  freie Mandanten zur Verfügung. (z.B.: Schulgemeinden)

Zugang & Benutzerverwaltung

Derzeit ist mit dieser Rolle keine Funktion verbunden. Geplant ist (zeitlich noch nicht absehbar), dass der Kunde künftig einen Admin-Zugriff erhält, mit dem er die Benutzerverwaltung selbstständig durchführen kann.

Derzeit gibt es im IFG-Portal nur eine einheitliche Benutzerrolle.  Alle Benutzer*innen verfügen über die gleichen Rechte.

Derzeit können im IFG-Portal unbegrenzt viele Benutzer*innen angelegt werden.

Die Benutzerverwaltung erfolgt derzeit (noch) durch IT-Kommunal.

Hinweis:
Zukünftig ist geplant, den Mandanten-Administrator*innen (= unseren Partnern) einen eigenen Zugriff zur Benutzerverwaltung bereitzustellen, sodass diese neue Benutzer*innen selbstständig verwalten können.

Neue Benutzer*innen können über das Ticket-System der IT-Kommunal übermittelt werden: 🔗  https://portal.it-kommunal.at/support/ticket/submit

Bitte wählen Sie beim Absenden des Tickets die entsprechende Kategorie (z. B.  IFG-Portal ) und geben Sie alle erforderlichen Informationen zur Benutzeranlage an.

Die nachträgliche Benutzeranlage erfolgt über das Support-Ticketsystem der IT-Kommunal .

👉 Der zuständige Partner übermittelt die gewünschten Benutzerdaten über folgendes Formular: 🔗  https://portal.it-kommunal.at/support/ticket/submit

Freigabetyp

Gemäß § 4 IFG müssen bestimmte Informationen proaktiv veröffentlicht werden. Dabei gibt es zwei Stufen der Veröffentlichung, die sich im Umfang der Metadaten unterscheiden:

  • Reduzierter Metadatensatz: Enthält nur die grundlegenden Pflichtfelder, die für eine Veröffentlichung auf data.gv.at  erforderlich sind.
    Er dient als      Mindestanforderung  für eine gültige Veröffentlichung.

  • Voller Metadatensatz: Beinhaltet alle verfügbaren Metainformationen wie Beschreibung, Themenkategorie, Sprache, Herausgeber, Format, Aktualisierungszyklus usw. Diese Variante erhöht die Transparenz und Auffindbarkeit der veröffentlichten Inhalte deutlich.

💡  Empfehlung: Der reduzierte Metadatensatz ist gesetzlich ausreichend, jedoch wird aus Gründen der Nachvollziehbarkeit und Nutzerfreundlichkeit der volle Metadatensatz empfohlen.

Lizenz

Wenn im Feld „Lizenz Zitat“ eine Beschreibung eingetragen wird, wird dieser Text als Teil der Metadaten mit übermittelt.
Er ist somit auch auf data.gv.at sichtbar und kann dort öffentlich aufgerufen werden.
Das Zitat beschreibt die Rechte und Pflichten bezüglich einer Weiterverwendung der Information.

Datenverantwortliche Stelle und zur veröffentlichende Stelle

Die Datenverantwortliche Stelle sollte mit Bedacht gewählt werde, denn:

📌 Die veröffentlichende Stelle muss nicht die datenverantwortliche Stelle sein. In der Praxis ist das nicht immer die Gemeinde – etwa bei:

  • Gutachten,

  • technischen Stellungnahmen,

  • oder  Berichten von externen Dienstleistern  (z. B. Ziviltechniker, Gutachterbüros).

In diesen Fällen liegt die Verantwortung beim jeweiligen Ersteller, nicht bei der Gemeinde.

Die  veröffentlichende Stelle  ist die  juristische Person des öffentlichen Rechts die gemäß IFG verpflichtet ist, bestimmte Informationen  proaktiv öffentlich zugänglich zu machen  – auch ohne vorherige Anfrage (vgl. § 4 IFG).

Das kann sein:

  • eine  Gemeinde oder Stadtverwaltung

  • ein  Gemeindeverband

  • eine  Bezirkshauptmannschaft oder Landesbehörde

  • ein  öffentlich-rechtlicher Fonds oder eine ausgegliederte Organisation , wenn sie hoheitliche Aufgaben wahrnimmt

Rolle der veröffentlichenden Stelle:

  • Sie ist  für die Auswahl, Pflege und Aktualisierung der veröffentlichten Informationen  verantwortlich.

  • Sie muss sicherstellen, dass die veröffentlichten Daten  vollständig, korrekt und zugänglich  sind.

Datenquellen

Datenquelle bezeichnet die Art der Information:

  • Datensatz (z. B. Tabelle)

  • Dienst (z. B. Webservice)

  • Dokument (z. B. PDF, Word)

Aministration

Der  Erinnerungstermin  ist ein definierter Zeitpunkt innerhalb des Bearbeitungsprozesses einer  IFG-Anfrage , zu dem das System automatisch an die Bearbeitung erinnert. Der Erinnerungstermin ist  nicht gleichzusetzen mit der Frist selbst , sondern dient lediglich als  prozessbegleitende Unterstützung.

Im System wird dieser Termin wie folgt verarbeitet:

  • Das D atum der Erinnerung  erscheint im  Dashboard  in der Spalte  „Erinnerung am“ .

  • Zum Zeitpunkt des Erinnerungstermins erhält die zuletzt bearbeitende Person automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung.

Die Freigabearten geben an, wie Informationen im Rahmen einer IFG-Anfrage bereitgestellt werden.  Zur Auswahl stehen folgende Freigabearten:

🔘  Keine

Es wurde ( noch) keine Freigabe vorgenommen . Die Anfrage ist entweder noch in Bearbeitung oder es wurde noch kein Freigabekanal gewählt. Es kann auch nur zur internen Dokumentation dienen.

📧  E-Mail

Die angefragten Informationen werden  elektronisch per E-Mail  übermittelt. Dies ist in der Praxis die häufigste und unkomplizierteste Form der Freigabe.

✉️  Postalisch
Die Antwort wird  per Briefpost  zugestellt

🤝  Persönlich

Die Information wurde  im Rahmen eines persönlichen Gesprächs oder durch Einsichtnahme vor Ort  freigegeben.  

Es kann im Zuge der Bearbeitung einer Informationsanfrage festgestellt werden, dass die angeforderten Daten ohnehin proaktiv zu veröffentlichen wären. In diesem Fall kann die Veröffentlichung nach § 4 IFG erfolgen – und die Anfrage gleichzeitig als beantwortet gelten.

Allgemeiner Prozess
Prozess von der Bestellung bis zur Verrechnung

Die Bestellung des IFG-Portals erfolgt ausschließlich über das Online-Bestellformular des jeweils zuständigen Partners.

  1. Ausfüllen des Online-Formulars durch die Kund*innen

  2. Automatische Weiterleitung an das Antrags-Postfach des Partners

Das vom Kunden ausgefüllte Bestellformular wird automatisch im Antrags-Postfach des jeweiligen Partners abgelegt.

  • Das Formular muss sowohl vom Kunden als auch vom Partner unterfertigt werden.

  • Nach dem Eingang im Antrags-Postfach erhält der Kunde das unterfertigte Formular zurück übermittelt.

  • Nach Eingang der Bestellung erfolgt von IT-Kommunal die Mandantenanlage.

Der Kunde erhält von IT-Kommunal die Zugangsdaten per E-Mail.  (Wir arbeiten bereits daran, diesen Prozessschritt künftig an Sie zu übergeben.)

Folgende Informationen sind in dieser E-Mail enthalten:

  • 🔗  Link zum Handbuch d es jeweiligen Partners bzw. des IT-Kommunal Handbuchs

  • ✉️  Support-E-Mail-Adresse  des jeweiligen Partners.

  • 🕵️ BCC-Information: Im BCC-Feld der E-Mail soll die E-Mail-Adresse der für die Verrechnung zuständigen Person eingetragen werden.

    Damit erhält der Partner automatisch die Information, dass die Zugangsdaten an den Kunden übermittelt wurden – und die Verrechnung eingeleitet werden kann.

Sobald die E-Mail mit den Zugangsdaten an den Kunden gesendet wird, kann der Partner die Verrechnung einleiten.

Die  einmaligen Kosten  fallen  sofort bei Bestellung  an.
Die laufenden Kosten werden:
- im ersten Jahr anteilig für den verbleibenden Jahreszeitraum im Voraus verrechnet und
- ab dem Folgejahr jeweils zu Jahresbeginn für das gesamte Kalenderjahr im Voraus fällig.

Für die Rechnungslegung an den Kunden ist ausschließlich der jeweils zuständige Partner verantwortlich. Die Abrechnung erfolgt direkt durch den Partner, nicht durch IT-Kommunal.

💡  Hinweis:  Die Rechnungslegung kann eingeleitet werden, sobald die Zugangsdaten an den Kunden übermittelt wurden.

Nutzungsbedingungen

Support

Erste Anlaufstelle für Kund*innen ist der jeweils zuständige Partner

Nur wenn der Partner eine Anfrage nicht selbst beantworten kann , wird diese über das Ticketsystem an IT-Kommunal weitergeleitet: 🔗  https://portal.it-kommunal.at/support/ticket/submit

💡  Hinweis:  Kund*innen sollen sich  nicht direkt an IT-Kommunal wenden , sondern ausschließlich über ihren Partner.

Sollten  Support-Anfragen von Kund*innen beim Partner eingehen , werden diese  grundsätzlich vom Partner selbst bearbeitet .

Sollte der Partner eine Anfrage  nicht eigenständig beantworten können , ist diese  ausnahmslos über das Ticket-System der IT-Kommunal  an uns weiterzuleiten:

🔗  https://portal.it-kommunal.at/support/ticket/submit

Bitte keine Weiterleitung per E-Mail oder Telefon. Nur Anfragen über das Ticketsystem werden zuverlässig dokumentiert und bearbeitet.

Anfragen von Partnern werden ausschließlich über das Ticketsystem von IT-Kommunal eingereicht.

👉  Ticket-Formular: 🔗  https://portal.it-kommunal.at/support/ticket/submit

Bitte wählen Sie im Formular die passende  Kategorie  (z. B.  IFG-Portal ,  Anonymisierungs-Portal , etc.) und geben Sie eine  klare Beschreibung des Anliegens  an – inklusive ggf. betroffener Organisation, Benutzername oder Kundendaten.

💡  Hinweis: Anfragen per E-Mail oder Telefon können  nicht verarbeitet  werden – das Ticketsystem gewährleistet eine strukturierte und nachvollziehbare Bearbeitung.

IT-Kommunal stellt ein Online-Handbuch zum IFG-Portal zur Verfügung:
 https://verwaltungscloud.at/s/8oM9c6nnEMGBEbW

Sollten Partner ein eigenes Handbuch mit ihrem eigenen Logo erstellen wollen, stellt IT-Kommunal lediglich die jeweils aktualisierte Word-Version des Originals zur Verfügung – ohne separate Kennzeichnung oder Auflistung der vorgenommenen Änderungen.

Die Verantwortung für die laufende Aktualisierung und Nachführung der Partner-Version liegt vollständig bei den Partnern.